روش های بهبود بهره وری در مدارس

بسیاری از کشورهای پیشرفته بخصوص کشورهای در حال توسعه قسمت اعظم از رشد تولید ناخالص داخلی خود را از طریق بهبود بهره وری و بخصوص استفاده بهینه از منابع و امکانات موجود بدست می آورند. بطوریکه آمار و ارقام رسمی ارایه شده درا ین زمینه تعجب آور بوده و جای تامل بسیار دارد در کشور ما نیز به دلیل اهمیت و حساسیت موضوع، فعالیت های بهره وری از سال 1371 با تاسیس سازمان ملی بهره وری شروع شد و در طی این دهه فعالیت هایی در زمینه بستر سازی فرهنگی ارتقاء و بهبود بهره وری از طریق برگزاری کنگره ها و سمینارها، همایش ها و چاپ و انتشارات نشریات و کتب بهره وری انجام شده و به مرور حجم فعالیت های اجرایی و آموزشی هم رو به افزایش گذاشت تا اینکه به دنبال گزارش سازمان ملی بهره وری ایران از وضعیت موجود بهره وری کشور و لزوم ارتقای آن در آینده ، هیات محترم وزیران در خرداد ماه سال 1379 مصوبه شماره 8070 ... را مبنی بر تعیین شاخص های اندازه گیری بهره وری و استقرار چرخه مدیریت بهبود توسط کلیه دستگاه های اجرایی به تصویب رساند، اما در راستای سیاست تمرکززدایی دولت و با توجه به اینکه پیشبرد حرکت بهبود بهره وری مستلزم فعالیت در سطح کل کشور و جامعه می باشد.

لذا وظیفه کلیه سازمانها خصوصا آموزش و پرورش است تا در زمینه استقرار چرخه مدیریت بهبود و شیوه های مدیریتی مناسب برای افزایش بهره وری و برنامه و راهبردهای بهبود بهره وری درمدارس ، دوره های آموزشی و ارایه خدمات کارشناسی و... صورت گیرد. تا بهبود بهره وری یعنی استفاده موثر از منابع اعم از نیروی کار ، سرمایه، زمین، مواد، انرژی، ماشین آلا ت و ابزار و تجهیزات و اطلا عات در فرآیند تولید کالا ها و خدمات صورت پذیرد و همچنین منبع زمان یکی از شاخص های مهم در اندازه گیری بهره وری می باشد، مدیریت زمان یعنی به کنترل درآوردن زمان و زمانبندی درست کارها و فعالیت های به موقع که از عوامل مهم و موثر در بهره وری می باشد. افزایش و بهبود بهره وری در گرو کار هوشمندانه و آگاهانه است نه در گرو کار سخت تر و استفاده بیشتر از عوامل تولید. با استفاده از برنامه ریزی های کوتاه مدت ، میان مدت و بلندمدت می توان بهره وری را افزایش داد.

امید است این فعالیت ها در استقرار چرخه مدیریت بهبود بهره وری و ارتقای بهره وری ملی کشور مفید واقع شود، بدیهی است تحقق این امور مستلزم عنایت و توجه مدیران با لیاقت و کارکنان می باشد تا در اهداف برنامه ریزی و فرآیند اجرایی آن مشارکت داشته باشند.

● تعریف بهره وری

از آنجا که مفهوم بهره وری بسیار وسیع است و از ترکیب دو مفهوم کارآیی و اثربخشی حاصل می شود می توان تعریف گسترده ای را برای بهبود بهره وری مناسب دانست.بهره وری شامل استفاده بهینه از منابع مادی، نیروی انسانی، تسهیلا ت ، تجهیزات ، تکنولوژی و غیره به طریق علمی، کاهش هزینه های تولید، ضایعات، پیچیدگی های زاید، گسترش بازارها، افزایش اشتغال و کوشش برای افزایش دستمزدهای واقعی و بهبود وضعیت زندگی و رفاه برای کلیه مردم می باشد.

● تعریف مدیریت بهره وری

مجموعه کامل اقدامات مربوط به اندازه گیری بهره وری، تجزیه و تحلیل نتایج، برنامه ریزی برای بهبود و اجرای برنامه ها به منظور ارتقاء تو امان سطح کارآیی و اثربخشی کلیه فعالیت های سازمان و بهبود بهره وری در امور را مدیریت بهره وری می گویند.

● تعریف نظام بهبود بهره وری

نظام بهبود بهره وری مجموعه بهم پیوسته ای از تعاریف و دستورالعملهایی است که با محور قرار دادن فرآیندهای سازمانی به دنبال ارتقاء سطح بهره وری در تمام اجزاء سازمان انجام می گیرد.

مشخصات ساختار نظام بهبود بهره وری

1) ساختار عمومی و فرآیند گر است ، نظام بهبود با ارتقاء بهره وری با نگرش فرآیندی نقش هر واحد را در فرآیندهای مختلف شناسایی کرده و میزان کارآیی و اثربخشی آن واحد را مشخص می کند. این تشخیص می تواند تا مقیاس واحد قسمت و حتی فرد پیش رود.

2) بر چرخه Plan-Do-chck-Action منطبق باشد.

چرخه یا ترتیب <برنامه ، انجام دادن، بررسی ، عمل>روشی است که می بایست پایه و اساس انجام کارها قرار گیرد. این چرخه اهمیت برنامه ریزی و دریافت بازخورد را از فرآیندها نشان می دهد این چرخه برای اولین بار توسط پرفسورمینگ مطرح شده است.

▪ برنامه: باتوجه به داده های جمع آوری شده برنامه بهبود بهره وری در سازمان تدوین می گردد.

▪ انجام دادن: در این قسمت نحوه انجام دادن کلیه فعالیت هایی که در مرحله تعیین برنامه مشخص گردیده، به مرحله اجرا گذاشته می شود، در این مرحله اطلا عات کافی جمع آوری می گردد. این اطلا عات در مرحله بررسی مورد مطالعه قرار خواهد گرفت.

▪ بررسی: اطلا عات جمع آوری شده را مورد بررسی قرار داده و راه حلهای مناسب برای بهبود بیشتر تعیین می گردد.عمل: چنانچه با مطالعات انجام شده بهبود کارها میسر گردد، تغییرات لا زم در نحوه انجام دادن کارها اعمال می گردد.بهره وری عاملی است که موجب رشد مداوم و پایدار در سازمان ها می شود. بهبود بهره وری با دو مفهوم فرهنگ بالنده سازمانی و ابزاری جهت تحقق اهداف استراتژیک مترادف است.

● اصول نظام بهبود بهره وری

نظام بهبود بهره وری دارای 8 اصل یارکن اساسی است که این نظام براساس آنها بنا شده است.

1) اقتصاد مداری و مشتری گرایی

2) رهبری، رهبری سازمان هدف گذاری و جهت گیری سازمان و محیط داخلی را به گونه ای بنیان می گذارد که کلیه کارکنان به طور کامل در دستیابی به اهداف سازمان مشارکت نمایند. این اصل با توجه به حضور رهبری در تدوین برنامه استراتژیک رعایت شده است.

3) نگرش فرآیندی

4) نگرش سیستمی

5) بهبود مستمر

6) نگرش واقع بینانه در تصمیم گیری

7) منافع متقابل کارکنان وسازمان

بهره وری در جامعه زمانی تحقق پیدا می کند که تمامی بخشهای تولیدی، اجتماعی و خدماتی سعی در استفاده از یک نظام مناسب بهره وری داشته باشند که معمولا نظام قانونگذار می تواند با هموار کردن راهها، باعث بوجود آمدن بهره وری شود و عامل انسانی در راه تکامل آن کوشش کند.

بهره وری پایین در سازمان ها، شرکت ها و موسسات مختلف متاثر از عوامل گوناگونی است . متناسب با این عوامل روشهای متفاوتی نیز برای رفع مشکلا ت وجود دارد. به کلیه تلا ش های سیستماتیک و ساختار یافته برای حذف یا کاهش تلفات ناشی از مواد، ماشین، انسان و یا تعامل نادرست بین آنها، نظام ارتقای بهره وری گفته می شود. نظام ارتقای بهره وری در سه دسته و گروه قابل دسته بندی است.

1) نظام های سخت افزار محور

2) نظام های انسان افزار محور

3) نظام های نرم افزار محور

ـ عوامل سخت افزاری : مانند ماشین آلا ت، تجهیزات، تکنولوژی . مواد اولیه، انرژی ، ابزار، منابع مالی، سرمایه و زمین

ـ عوامل نرم افزاری: اطلا عات ، دستورالعملها، نقشه ها

ـ عوامل انسان افزاری: یا مغز افزاری این عوامل به دو شاخه اصلی تقسیم می شوند:

الف) عوامل موثر بر ارتقای بهره وری نیروی انسانی مانند: توان فنی و تخصصی نیروی کار و قدرت انجام کار، از قبیل علم، تجربه، تحصیلا ت ، شخصیت ، استعداد و ..

- توان انگیزه و تمایل به انجام کار، از قبیل نیازهای مادی، فیزیکی ، نیازهای روحی، روانی، محیط کار برخوردهای مدیریت در قبال ایجاد و انگیزش و...

- فلسفه و سبک مدیریت

- سازماندهی، برنامه ریزی، هماهنگی و کنترل و ...

- سیستم های اطلا عاتی مدیریت

کارکنان، سرمایه های با ارزش هر سازمان می باشند . دستیابی به هدفهای هر سازمان در گرو مدیریت درست این منابع با ارزش است . نیروی کار عامل موثری در بهره وری است . نیروی کار اگر با آرامش خاطر و انگیزه قوی. اشتغال به کار داشته باشد و به دلا یل گوناگون از آینده واهمه نداشته باشد بهره وری او بالا تر خواهد بود. مجموعه ای از عوامل و ارزشهای حاکم بر سازمان ، بر روی بهره وری نیروی کار موثر می باشند. مهمترین عاملی که بر روی بهره وری کار تاثیر دارد ، انگیزه در انجام کار است عواملی که بر روی انگیزه نیروی کار تاثیر دارند به دو دسته کلی ، مادی،فرهنگ سازمانی وابسته می باشند.

عوامل مادی به میزان حقوق و دستمزد افراد در مقایسه با سطح قیمتهادر جامعه و برآورد نیازهای اولیه افراد بستگی دارد.

عوامل فرهنگ سازمانی به این مساله می پردازد که جو مدیریتی و فضای سازمان برای کارکنان چگونه است؟ یعنی مدیریت سازمان آیا امکان بروز عقاید و افکار مختلف به زیردستان خود می دهد یا خیر؟ آیا معیار انتخاب و بکارگیری افراد در مشاغل براساس شایستگی و صلا حیت ها می باشد یا این که معیار صرفا براساس داشتن رابطه و اطلا عات محض است؟ آیا سیستم تشویق و تنبیه عادلا نه در سازمان وجود دارد؟ یعنی سازمان بین کسی که کار می کند و کسی که کم کاری می کند تفاوت قایل می شود میزان مشارکت در سازمان چقدر است؟

مدیریت موفق منابع انسانی در ارتقاء بهره وری سازمان اهمیت بسزایی دارد. مدیریت منابع انسانی با استفاده بهینه از استعدادها و توانایی های بالقوه نیروی انسانی موجود در سازمان، طراحی یک سیستم مناسب پرداخت براساس عملکرد، شایستگی و مهارت فردی و نگهداری نیروی انسانی و آموزش و رشد نیروی انسانی می تواند بهره وری انسان را ارتقاء دهد.

▪ مرکز بهره وری ژاپن بهره وری را بدین شرح تعریف کرد:

بهره وری عبارتست از به حداکثر رساندن بهره گیری از منابع انسانی، ارایه تسهیلا ت به شیوه های علمی و با کاهش هزینه های تولید ، گسترش بازارها، افزایش اشتغال، افزایش دستمزدهای واقعی و بهبود معیارهای زندگی به گونه ای که به سود کارکنان، مدیران و مصرف کنندگان می باشد.

صنایع ژاپن برای بالا بردن سطح بهره وری بر پنج عامل تاکید ویژه دارند.

- برتر شمردن آموزش و پرورش کارکنان

- نشر اطلا عات و ایجاد تصور مشترک از آرمانها و اهداف و برنامه های سازمان

- توسعه تکنولوژی با توجه به مهارت کارکنان

- استقرار نظام باثبات از دستمزد در روابط صنعتی

- افزایش سرمایه گذاری در تحقیقات بنیادی و کاربردی برعهده مدیران است تا قدرت عظیم نهفته استعدادهای انسانی سازمان خود را بشناسند و به شوق آورده و از آن استفاده بهینه نمایند. توجه به عوامل موثر ایجاد انگیزه در ابعاد مادی (مانند حقوق و دستمزد پاداش، امکانات رفاهی ، محیط فیزیکی کار، ایمنی) و ابعاد غیرمادی (مانند وحدت شغل و مشاغل ، امنیت شغلی ، مساوات در سازمان و آموزش، در ارتقای بهره وری تاثیر دارند. تشویق و شخصیت دادن به کارکنان باید بصورت اصلی لا ینفک از سیستم بهره وری به حساب آید.

گماردن مدیران کار آفرین در سازمان بسیار مهم است . کارآفرین کسی است که خلق کند و بازده ارزشمندی را از هیچ بسازد. عامل خلا قیت و کارآفرینی در موسسات از عوامل مهم و موثر در پیشرفت در صحنه رقابت جهانی می باشد. لذا مدیران باید از بین شایسته ترین ها و کارآمدترین ها انتخاب شوند مدیرانی در عمل موفق تر خواهند بود که بتوانند اعتماد در مشارکت کارکنان را برای رشد نوآوری و ابتکار و خلا قیت درسازمان برانگیزانند. مدیران می بایست ساختار مناسب و فرهنگ سازمانی مناسب را با مدیریت مشارکتی بوجود آورند. نظام پیشنهادات می تواند در بروز افکار خلا ق و افکار سازنده موثر باشد.

شیوه و سبک مدیریت در دنیای امروز مبتنی بر مشارکت . کار گروهی در رشد و یادگیری در سازمانها می باشد افزایش بهره وری مسیولیت اصلی مدیریت است، در واقع ایجاد شرایط مناسب برای عملکردی بهتر و بالا تر اساس مدیریت بهره وری است . چون بهبود بهره وری یک فرآیند در حال تغییر است بنابراین برای افزایش بهره وری لا زم است که مدیریت تغییر برقرار گردد بر این امر به مفهوم ایجاد انگیزه تحرک و تغییرات مهم است که سرعت تغییر ارقام عناصر سازمان هماهنگ باشد.

برخورداری از رهبرانی بصیر در اراده سازمانها در رشد و پیشرفت بهره وری بسیار مهم است. نظام آموزشی و تربیتی باید مدیران و رهبران بصیر تربیت کند . رهبرانی که مشارکت کنارکنان را به خدمت گرفته و موجب می شوند کارکنان رده های مختلف سازمان در تحقق بسوی اهداف سازمان با انگیزه ، جدیت و پشتکار کار کنند. رهبران ضمن جلب توجه زیردستان به اهداف متعالی سازمان روابط حسنه کاری با کارکنان خود برقرار کرده و احترام به یکدیگر را در سازمان متجلی می سازند.

مدیران رهبر، اشخاصی بسیار باثبات بوده و با ایجاد شور و شوق بین افراد انگیزه آنها را نسبت به انجام کار افزایش می دهند که این خود نخستین قدم در بستر سازی افزایش بهر ه وری است.

مدیریت مشارکتی، ابزاری کارآمد و تحول آفرین است که باعث می شود کارکنان در تمام سطوح فکر و تجربیات و ایده های جدید و ارزشمند خود را در نقش مسیولی ببینند که باید کار خود را به نحو احسن و بهتر از دیروز انجام دهند.

مدیر رهبر باید حداکثر بهره وری از منابع انسانی را ببرد و سعی در برقراری و نهادینه کردن فرهنگ سازمانی در راستای انضباط، ابتکار. ابداع . خلا قیت و مشارکت میان افراد در انجام فعالیت ها رسیدن به هدفهای سازمان داشته باشد. نحوه مدیریت تاثیر شدیدی در رضایت شغلی و نتیجه بهره وری نیروی کار دارد. اگر کارمندی احساس کند که مدیر به او بعنوان ابزاری می نگرد علا قه و ذوق کمتری برای افزایش بهره وری خود نشان خواهد داد و چه بسا کارآیی او کاهش یابد. لیکن اگر مدیر ضمن احترام به کارمند خود مشکلا ت و مسایل وی را مدنظر داشته و روابط سازمانی مناسبی را برقرار کند. بهره وری افزایش می یابد. ایجاد انگیزه در افراد برای کار بهتر بروز خلا قیت ها و ابتکارات در روانشناسی سازمانها بحث مهمی است.

در بحث روانشناسی سازمانی سعی می شود میان کارکنان روح همکاری ایجاد شود و در میان تک تک افراد احساس رضایت خاطر از کار بوجود آید. بطوری که با بهره وری بالا کار کنند. توجه به عوامل فیزیکی موجود در محیط کار نظیر درجه حرارت ، میزان رطوبت، صدا، فشار روحی و روانی، ابزار و تجهیزات موجب شده است که محیط مساعد برای کار بوجود آید و ابزار و تجهیزات و ماشین آلا ت و دستگاه ها متناسب با توانایی ها و محدودیت های جسمی و روانی، کارکنان مورد استفاده قرار گیرد بطوری که دشواری در کار، خطر، خستگی و آسیب دیدگی و هزینه های ناشی از آن در درازمدت کاهش یافته و موجب افزایش بهره وری نیروی کار بشود.

باید همواره توجه داشت که بهره وری دارای یک سیر تکاملی است که طی آن شرکتها و موسسات تولیدی و خدماتی و کشورها از طریق کارآیی و اثربخشی بسیار سعی می کنند بهره وری را بالا تر ببرند. هنگامیکه افراد احساس کنند که می توانند کار را از طریق مشارکت، بروز خلا قیت ، عملکرد و تلا ش به انجام برسانند بهره وری رو به شکوفایی خواهد گذاشت.

برنامه ریزی برای بهبود بهره وری:

برای رسیدن به بهبود بهره وری باید برنامه ریزی کرد و برای طراحی یک برنامه کامل و جامع باید مراحل و مراتب ذیل را تعقیب کرد.

1) تجزیه و تحلیل موقعیت سازمان

2) طراحی برنامه بهبود در بهره وری

3) ایجاد انگیزه و آگاهی لا زم نسبت به بهره وری

4) اجرای برنامه

5) ارزیابی برنامه

● عوامل موثر بربهره وری:

1) توانایی <دانش و مهارت>

2) توسعه فنی <تکنولوژی مواد خام، وضعیت جانمایی های تجهیزات>

3) انگیزش و آموزش

4) عملکرد کارکنان

5) شرایط فیزیکی محیط کار

6) نیازهای شخصی <فیزیولوژیکی و اجتماعی>

7) وضعیت جاری و موقعیت شخصی، شرایط عمومی و اقتصادی>

8) شرایط اجتماعی و اتحادیه های شغلی

9) سازمان رسمی <ساختار سازمان جو، رهبری، کارآیی در سازمان، سیاست های پرسنلی، سطح حقوق و دستمزد ، ارتباطات

10) شرایط محیطی و زمانی خاص سازمان

11) سازمان غیررسمی و گروهها: اندازه ، همیاری و اهداف

12) رهبران سازمان

13) نوع و سبک رهبری

14) راهنمایی و نظارتها

15) دموکراسی راهنمایی و نظارت کلی

16) میزان مشارکتها در کار

● عوامل نرم افزاری بهبود بهره وری :

1) تداوم و پایداری در بهره وری

2) احترام متقابل و ارتباطات

3) انس و الفت و علا قه در محیط کار

4) ایمنی و حفاظت

5) آموزش حین کار

● بهره وری، یک دیدگاه:

در عصر حاضر بهره وری به صورت یک دیدگاه، مطرح می شود در این دیدگاه انسان به عقیده و باوری می رسد که می تواند کارها و وظایفش را هر روز بهتر از روز قبل انجام دهد و برای تحقق این باور تلا ش می کند در این دیدگاه مفهوم بهره وری که همان استفاده کارآمد از منابع برای دستیابی به هدف است در ارتباط با اراده انسان قرار می گیرد و در نتیجه آن، تفکر بهره وری حاصل شده و تکامل می یابد و به فعالیت هایی سیستماتیک و عملی تبدیل می شود. وقتی فرآیند فوق برای فرد تحقق می یابد همواره حرکت های هدف وار و موثر در فعالیت های او مشاهده می شود. او دارای ذهنیتی می شود که زندگی در وضعیتی ثابت و بدون پیشرفت و رشد برایش امکان پذیر نیست به همین صورت تفکر و به دنبال آن حرکت بهره وری برای یک موسسه و سازمان حاصل می شود.

سازمانی که حرکت بهره وری در آن شروع می شود دارای نظام و مکانیزمی خواهد شد که بطور پیوسته تلا شهایی در راه انطباق فعالیت های تولیدی یا خدماتی و فرهنگی با شرایطی که دایما در حال تغییرات است صورت خواهد داد.

فلسفه <بهبود پیوسته> که امروزه بعنوان یک نظام مدیریتی موفق بکار گرفته میشود حاصل تحقق تفکر و حرکت بهره وری است.

▪ پرداختن به بهبود بهره وری تنها وظیفه متخصصین و کارشناسان نخواهد بود بلکه هر کس بعنوان جزیی از وظیفه روزمره خود، به فکر بهتر کردن وضعیت جاری در حوزه کاری خود خواهد بود.

وقتی می گوییم تلا ش برای بهبود و ارتقاء بهره وری وظیفه همه افراد می شود منظور این نیست که صرفا با طرح این مساله بصورت یک شعار انتظار داشته باشیم که همه افراد خود را درگیر فعالیتهای ارتقاء بهره وری کنند بلکه برعکس این خطر وجود دارد که چیزی که وظیفه همه است را هیچکس بعهده نگیرد.

حرکت بهره وری باید با برنامه ریزی دقیق و حساب شده و جامع شروع شود. اجرای صبورانه چنین برنامه ای موجب رشد تفکر بهره وری در کارکنان خواهد شد و کم کم وضعیتی پیش می آید که افراد از انجام فعالیتهای بهبود لذت می برند.

▪ رهرو آن نیست .... طی مسیر با گامهای موزون و سنجیده و حفظ آهنگ حرکت در طول مسیر یکی از شروط لا زم جهت دستیابی به هدف و موفقیت است. انتظار و توقع غیرواقع بینانه در رسیدن به اهداف و برخورد عجولا نه با مشکلا ت نتیجه ای جز خستگی و یاس بدنبال ندارد اگر انسان بتواند انرژی خود را متناسب با مسیر مورد تنظیم کند از ادامه راه و رسیدن به هدف مایوس نخواهد شد به همین علت در بسیاری از روشهای موفق در زمینه بهبود بهره وری استمرار باید مورد توجه قرار بگیرد.